2024-07-02 15:21:54

第一章  總  則

第一條  學生檔案是學生從錄取入院到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，是學生在校學習、生活、成長的真實記錄。學生檔案管理旨在對學生在校期間所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務及畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。為適應學生檔案管理工作的需要，實現(xiàn)學生檔案管理動態(tài)化、標準化、規(guī)范化、科學化，確保學生檔案的安全及管理的嚴肅性、連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮學籍檔案在學生管理工作的作用，特制定本辦法。

第二條  本辦法所稱的學籍檔案是指全日制在校生的個人檔案，內(nèi)容包括學生在各學習階段中形成的學籍、成績、健康、考核、畢業(yè)等各種登記表格，獎懲記錄，黨、團組織等資料。

第三條  按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，我院的學生學籍檔案由各系部進行集中保管，應指定專人負責有關(guān)學生檔案資料的收集、管理，學生畢業(yè)離校時統(tǒng)一移交學生處。

第二章  學生檔案整理及管理要求

第四條  凡按規(guī)定應由個人填寫的檔案材料，本人必須如實填寫。

第五條 凡按規(guī)定應由個人填寫的檔案材料，在署名時必須署本人戶口法定姓名且要與入學錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，不經(jīng)批準不得擅自更改。

第六條 歸檔材料的內(nèi)容在填寫過程中必須認真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用黑色鋼筆或簽字筆填寫，不能使用復印件。

第七條  歸檔材料在移交時應是完整的，內(nèi)容不完整或有缺損的材料不歸入檔案。歸檔時要附帶檔案材料目錄。

第八條  對失去保存價值的學生檔案，由學生處造冊報主管院領(lǐng)導批準，予以銷毀，未經(jīng)鑒定和同意不得銷毀任何檔案。

第九條  學生檔案管理人員要經(jīng)常檢查學生檔案，防止火燒、蟲咬、水濕、磨損、丟失、混亂等現(xiàn)象。

第十條  各系部學生檔案管理人員應相對穩(wěn)定，工作中要堅持原則，忠于職守，嚴守保密紀律，不斷提高檔案管理業(yè)務知識和實際操作技能。檔案管理人員如發(fā)生工作變動，應及時做好檔案的交接手續(xù)。

第十一條  學生檔案管理人員對檔案材料要及時收集、動態(tài)管理，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，對所收集的材料，一定要做到材料齊全，內(nèi)容真實，簽署完備。

第十二條  學生檔案保管范圍：在籍、休學、停學、保留入學資格學生的檔案、因各種原因滯留在校的畢業(yè)生檔案；退學、開除學籍、死亡學生的檔案根據(jù)學籍異動情況，由學生處統(tǒng)一負責處理。

第三章  學生檔案歸檔內(nèi)容及接收辦法

第十三條  學生檔案歸檔內(nèi)容

1.高考檔案：高中（含中專）畢業(yè)生登記表、入團（黨）材料、高考志愿表、高考體檢表、準考證、錄取通知書等；

2.中考檔案：中考考生登記表；

3.新生入學體檢表；

4.學生在校期間的各種獎懲材料：院級及以上獎勵（含獎學金及各類先進個人）等；處分為警告以上（含警告）；

5.學生在校期間黨團籍材料：包括入團志愿書、入黨志愿書、入黨申請書、入黨積極分子材料、思想?yún)R報、外調(diào)材料和轉(zhuǎn)正申請等；

6.學生學籍變動材料：包括學生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、停學、退學、復學的有關(guān)申請材料及文件；

7.畢業(yè)生檔案材料：包括高校畢業(yè)生登記表、學習成績單、綜合素質(zhì)考評檔案等；

8.其它相關(guān)材料。

第十四條  所有歸檔材料，均由所在系部負責整理、審定內(nèi)容是否齊全、真實，并按照“以班為單位，以學號為順序”的移交方式（以下簡稱：移交方式），在畢業(yè)生畢業(yè)前（六月中旬）向?qū)W生處移交，并辦理交接手續(xù)。

第十五條  新生檔案的接收程序：

1.新生報到時，將個人的高中（或中專）、初中學籍檔案交所在系部；入學后，招生辦負責將新生高考錄取電子檔案轉(zhuǎn)至各系部。

2.各系部接收到新生檔案后，更換學院統(tǒng)一印制的檔案袋，按照班級、學號的順序?qū)π律鷻n案資料進行審核、整理、編號。建檔工作完成后，按規(guī)定的移交方式將全部檔案移交系部的檔案室交專人進行保管，并填寫移交材料清單；

3. 新生的團組織關(guān)系材料由各系團總支負責接收、審定、保存，各系團總支書記對本系團員檔案整理、匯總各項數(shù)據(jù)后，于每學期開學第一個月報院團委備案；

4.新生中黨員的入黨材料由學院黨委組織部門負責接收、審定。

第十六條  學生在校期間歸檔材料的接收

1.入學登記表、畢業(yè)生登記表、綜合素質(zhì)考評檔案、學生違紀處分決定書、獎學金登記表、各種評優(yōu)獎懲等材料由各系部負責整理、學生處審核后統(tǒng)一歸檔；

2.學生在校期間的成績及相關(guān)材料由教務處負責審定后，各系部統(tǒng)一歸檔；

3.其它經(jīng)學院審定認為有必要歸檔的材料由相關(guān)部門負責整理后，系部統(tǒng)一歸檔；

4.以上歸檔材料需加蓋學院或部門公章。

第四章  畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容及接收辦法

第十七條  畢業(yè)生的檔案材料是用人單位選拔畢業(yè)生的重要依據(jù)，為把畢業(yè)生檔案及時轉(zhuǎn)遞到用人單位，各系部務必于每年畢業(yè)生畢業(yè)前三周（六月中旬），按照學生處統(tǒng)一安排及時將畢業(yè)生的資料歸檔。

第十八條  畢業(yè)生離校時將按照畢業(yè)派遣的要求轉(zhuǎn)遞到相關(guān)就業(yè)部門，并及時將檔案轉(zhuǎn)遞的回執(zhí)寄回。

第十九條  因各類原因需要暫緩轉(zhuǎn)出的學生檔案，須資料補辦齊全后，由本人持畢業(yè)證原件，到學生處辦理相關(guān)派遣手續(xù)。

第二十條  每年6月15日前，教務處將因成績不合格而不能如期畢業(yè)的學生名單通知到學生處，并附帶情況說明。在規(guī)定的期限內(nèi)學生通過補考且符合畢業(yè)條件，教務處應及時書面通知學生處，并重新打印合格成績單。學生處更換學習成績表并取出結(jié)業(yè)的相關(guān)材料后，其檔案轉(zhuǎn)出按畢業(yè)生的基本流程辦理；對于在規(guī)定的期限內(nèi)因各種原因不能畢業(yè)的學生，由相關(guān)部門確認后書面通知學生處，學生處在《畢業(yè)生登記表》中填入不準予畢業(yè)結(jié)論。學生處在歸齊這類學生的材料后，將檔案寄回該生生源所在地的人才交流中心，也可根據(jù)學生或用人單位的要求直接轉(zhuǎn)出。

第二十一條  畢業(yè)生團組織關(guān)系由各系團總支負責將團組織關(guān)系裝入畢業(yè)生檔案，系團總支書記負責審核把關(guān)，確保無誤。

第二十二條  學生處學籍管理人員負責有關(guān)檔案問題的來人、來電、來函查詢工作，各有關(guān)部門積極配合。

第五章  學生檔案查閱辦法

第二十三條  查閱、借閱檔案的手續(xù)

1.各部門因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)部門負責人批準同意并按規(guī)定辦理審批手續(xù)后，持手續(xù)到所在系部申請查閱學生檔案，填寫檔案查詢記錄。

2.查閱檔案的教師應嚴格遵守查閱紀律，確保檔案原始記錄的真實性；未經(jīng)學生處批準，不允許復印、拍照學生檔案材料；不得查閱與本人有親屬關(guān)系的檔案。

3.學生檔案按規(guī)定應在檔案室內(nèi)查閱，如遇有特殊情況必須借出時，須經(jīng)系部負責人批準，履行借閱手續(xù)后方可借出，借閱檔案應在當日內(nèi)歸還。

4.借檔人應嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，妥善保管，確保檔案的安全，借出的檔案不得帶出學院，不得轉(zhuǎn)借他人或向他人泄漏檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)交他人代為歸還。

5.借檔人對待檔案材料要認真負責。閱檔時不得涂改、添注、勾劃、損壞檔案材料，不得隨意抽出或增加檔案零星材料。查閱兩份以上檔案時，不要同時打開，防止裝錯或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案中有問題，應及時向檔案管理人員說明，由檔案管理部門按有關(guān)規(guī)定處理，借閱人不得擅自作主進行處理。

6.校外單位、公安機關(guān)、公證機關(guān)來校查閱學生檔案應持單位介紹信，經(jīng)學生處批準后在相關(guān)部門帶領(lǐng)下到所在系部檔案室查閱，檔案不得帶出學院。

第六章  檔案關(guān)系變動的管理

第二十四條  因?qū)W籍變動而需要檔案關(guān)系變動的，由學生處下發(fā)書面通知后為其辦理變更。

第二十五條  在校學生因申請出國而需將檔案轉(zhuǎn)出的，由于國家目前尚無明文規(guī)定，可由學生本人與學生處檔案室雙方參照國家有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決檔案的存放問題。

第七章  附  則

第二十六條  本辦法自2012年9月起執(zhí)行，2017年7月修訂，由學生處、團委負責解釋。